翻訳会社とのやりとり:メールの基礎の基礎

※今日の記事は、初めてトライアル応募&翻訳会社とやり取りをする人、
メールにあまり慣れていない人向けになるかと思います。

翻訳会社とはじめてのやりとり

翻訳会社の担当者とのやり取り、緊張しませんか?
私は先日、産業翻訳のトライアル受験時に初めて「応募する側」として翻訳会社とやり取りをしましたが、結構緊張しました…。

私は結構細かいところで迷ってしまう性格なので、恐らく翻訳会社勤務の経験がなければメールのやりとりの段階で「どう返せば…」となっていたかもしれません。

明らかに常識外れなことをしなければ、トライアルの合否に関わってくることはないかと思いますが、メールの返信の仕方など細かいことが気になってしまう人は参考にしていただければ幸いです。

なお、コーディネーター時代のマイルールも少し入っていますので、
「絶対こうしなければ」ではなく、「こうすれば無難」と考えていただければと思います。

では、「なぜそうする必要があるのか?」を考えてみます。

1. 返信は必ず「全員返信」で

翻訳会社からメールが来る際は、たいてい他の社員がCCに入っていたりします。
例えば、メールをくれたリソース担当者の上司、(特許翻訳の応募であれば)特許翻訳部門のリーダー、担当コーディネーターなどなど。

人材不足ですからCCに入っている人たちも、応募者が登録になるのかならないのか気になるところでもありますし、
担当者不在の場合はCCに入っている誰かが代わりに対応してくれるので、必ず「返信」ではなく「全員返信」ボタンを押して返しましょう。

2. 返信時に過去のやり取りや、もともとの件名は絶対に削除しない

翻訳会社で働いていると、毎日死ぬほどメールのやり取りがあります。
自分がCCに入っているメールを含めると、受信は一日150~200通とか。

その中から、自分宛のメールを探し出すのは検索機能を使うと言えど大変ですし、
色んな人とやりとりするため、「あれ?この人とどんなやりとりしてたっけ?」と忘れることも日常茶飯事です。

なので、返信時に件名を変えてしまったり、今までのやり取りを消してしまったりされると検索に手間がかかるのです。

なお、私の場合ですが、ただ「承知しました」と返すだけであれば件名に何も追加しません。

Re: トライアルのご案内」→このままです。

しかし、やり取りが一旦切れた後、こちら発信で何か連絡をする場合(例えば質問があったり、追加でお知らせがあったり)、もともとついていたタイトルは消さずに、一番先頭に【ご質問】【ご確認】【お知らせ】などをつけて送っています。

【ご質問】Re: トライアルのご案内」→こんな感じです。

3. トライアル、契約書の返送等で期限が設けられていない時も、必ずいつ頃に返送ができそうか伝える

期限がない場合のトライアルや書類等の提出については、メールの返信をする際にいつ頃返送できそうか書いておくと親切です。

「期限がない=いつでもいい」ではなく、なるべく担当者が今後のスケジュールをイメージしやすいようにざっくりでもいいので伝えておきましょう。

私の経験ですが、登録後すぐに依頼したい新人翻訳者がいて、書類到着を今か今かと待っていたことがありました。

書類関係は準備出来次第、速攻で送り返す方が良いと思います。

4. メールにファイルを添付するときは、添付ファイル名を記載すると親切

メールにファイルを添付する時は、下記のようにファイル名を記載すると親切です。

(メール本文)
本メールに下記ファイルを添付しています。
添付ファイル名:特許翻訳・英日トライアル_rin.docx

とか。

このファイル名なのですが、翻訳会社から送られてきたトライアルファイル名が
特許翻訳・英日トライアル.docx
だとします。

その後、自分が手を入れて(課題に取り組んで)相手に返す時は、
もともとついていたファイル名の末尾に、自分が手を入れたことがわかるよう
イニシャルなどを入れておいた方が担当者としては助かります

特許翻訳・英日トライアル_rin.docx」というふうに。

翻訳原稿は返送後にチェッカーやPMの最終確認など色んな人の手が入ります。
ちゃんと中身を見ればわかる話なのですが、元原稿と翻訳原稿、翻訳原稿とチェック原稿など画面に色々なファイルを並べて確認をとるので(しかも急いでいる、ドキュメントてっぺんのタイトル名で誰が手を入れたファイルか判別ができたほうがやりやすいです。

―以上です。
本当に基本的なことですが、ご参考になれば嬉しいです。

6 件のコメント

  • rinさん、
    いつも貴重な情報をありがとうございます!
    とても参考になりました。
    私はやりとりの経緯を消してしまうことがありましたので、今後気をつけようと思いました。
    この記事をためたらキンドル化できますね!
    本当に貴重な情報です。

    お互いこれからも頑張りましょう(^O^)

    • Ayumiさん
      お役に立ててよかったです^^
      「基本」て書いちゃいましたが、気が利く人でも教えてもらわないとわからないですよね。。
      私の元勤務先では、契約時にリソースの方々に説明していた気がします。

      私がキンドル本1冊作っている間に、Ayumiさんは5冊作れちゃいそうです(笑)
      お仕事に特許翻訳のお勉強に、情報発信塾まで…!パワフルですね!!
      お子さんへの愛と3Dプリンタ愛にいつも元気をもらっています☆

      私も、語り出したら止まらないくらいのテーマに出会えますように、
      勉強を進めます。

  • rinさん、
    貴重な情報、ありがとうございます。
    これからトライアルに挑戦する身なので、大変参考になりました。
    プリントアウトして「トライアルノート」に貼りました!!

    • K2challengerさん
      わざわざプリントアウトしてくださるなんて、とても恐縮なのですが
      参考になって良かったです!
      私も本当のトライアルはこれからですし、偉そうに書くのも何だかなって感じですが、
      知ってて損しないことはこれからも共有させてもらいますね^^

  • rinさん

    最近トライアルを受けたのですが、このブログ記事を見ながら、
    そのとき自分の取った対応が正しいものだったかどうか、
    答え合わせをさせていただきました。
    ドキドキしました(笑)

    こうやって翻訳会社側が何を望んでいるのか教えていただけると、
    本当に助かります。

    K2challengerさんと同じく、プリントアウトしました。
    知子の情報にも保存しておいたので、今後活用させていただきます。
    今後もこのような貴重な情報を、ぜひぜひ共有してください。

    ありがとうございました!

    • moncanaさん
      立て続けのトライアルお疲れさまでした!
      そして合格おめでとうございます^^

      貴重と言っていただけてとても有難いです。
      間違ってても、「新人翻訳者さんの当たり前」ではないので大丈夫ですよー!
      また色々思い出して記事にさせていただきますね。

      うちもしばらく子ども絡みの行事が立て続けで、
      せっかく退職して自由の身(?)になれたのになとため息が出るのですが。
      子どもも日々頑張ってるし、今この時しかない成長の過程を楽しむことにします。

      お互いスキマ勉も頑張りましょう!

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